2. งานเอกสาร: นำเข้าบิลและมอบหมายงาน
ผู้ใช้: แอดมินเอกสาร / ผู้ดูแลระบบ · เมนู เอกสาร
2.1 นำเข้าบิลจากไฟล์ PDF
ระบบอ่านไฟล์ PDF ใบกำกับภาษีที่ได้จากระบบของผู้ผลิตได้ทั้งไฟล์ (หลายร้อยบิลในไฟล์เดียว) ดึงเลขที่บิล วันที่ ลูกค้า ยอดเงิน รายการสินค้า สายวิ่ง และทะเบียนรถให้เอง
- เมนู นำเข้า PDF → กด เลือกไฟล์ PDF (หรือลากไฟล์มาวาง) เลือกได้หลายไฟล์พร้อมกัน
- กด ตรวจสอบก่อนนำเข้า — ระบบอ่านไฟล์แต่ ยังไม่บันทึก
- ตรวจจำนวนบิล วันที่ และกด ดูรายบิล เพื่อดูทีละใบ บิลที่เคยนำเข้าแล้วจะขึ้น "มีอยู่แล้ว — จะข้าม"
- กด ยืนยันนำเข้า ระบบแสดงผลการประมวลผลของแต่ละไฟล์
ภาพที่ 2 หน้านำเข้าข้อมูลจาก PDF
ภาพที่ 3 ผลตรวจสอบก่อนนำเข้า — ดูรายบิลได้ก่อนยืนยัน
ภาพที่ 4 นำเข้าสำเร็จ
เคล็ดลับ
- นำเข้าไฟล์เดิมซ้ำได้ไม่ต้องกลัวบิลซ้ำ ระบบข้ามเลขที่ที่มีอยู่แล้วให้เอง
- นำเข้าผิดไฟล์? การ์ด "อัปโหลดล่าสุด" มีปุ่ม ลบทั้งล็อต (ใช้ได้ถ้ายังไม่มีบิลในล็อตนั้นถูกส่งหรือรับเงิน)
2.2 มอบหมายบิลให้คนขับ
ถ้าบิลมีทะเบียนรถหรือชื่อคนขับ ระบบจะ จับคู่คนขับให้อัตโนมัติ แล้วพักบิลไว้ที่สถานะ "รอตรวจสอบ" แอดมินแค่ตรวจแล้วกดยืนยัน บิลที่จับคู่ไม่ได้จะอยู่ที่ "ยังไม่มอบหมาย"
- เมนู มอบหมายเอกสาร → กดการ์ด รอตรวจสอบ
- ติ๊กช่องหัวตารางเพื่อเลือกทั้งหมด (หรือเลือกทีละใบ) ตรวจคอลัมน์ "มอบหมายให้"
- กด ยืนยัน N รายการ — สถานะเปลี่ยนเป็น "มอบหมายแล้ว" และงานเด้งไปที่มือถือคนขับทันที
ภาพที่ 5 บิลที่ระบบจับคู่คนขับให้จากทะเบียนรถ รอแอดมินยืนยัน
ภาพที่ 6 เลือกทั้งหมดแล้วกดยืนยัน
ภาพที่ 7 มอบหมายแล้ว พร้อมชื่อคนขับ ผู้ช่วย และทะเบียนรถ
มอบหมายเอง: ค้นหาด้วยเลขสายวิ่ง (เช่น 261301) ในช่องค้นหา → เลือกบิล → มอบหมายทั้งหมด → เลือกคนขับ → มอบหมาย N รายการ
2.3 งานอื่นในเมนูเอกสาร
- สร้างบิลเอง — สำหรับสินค้าที่ไม่มี PDF (เช่น โคน) เลือกลูกค้า ใส่รายการและราคา ได้เลขบิล MAN-ปีเดือนวัน-ลำดับ
- ปิดบิลด้วย CN (ในหน้ามอบหมาย) — ใส่เลขใบลดหนี้ ระบบคืนสต็อกทุกรายการและตัดบิลออกจากยอดเงินทุกหน้า (ย้อนกลับไม่ได้)
- ตั้ง tag บิล — บิลไดรฟ์ / บิลดอง / บิลแทน เพื่อแยกบิลพิเศษ
- สรุปงานตามผู้รับ — ดูว่าใครถือบิลไหน ส่งแล้ว/ค้างส่งกี่ใบ
- ตามเอกสารคืน — บิลที่เอกสารยังไม่คืนหรือสูญหาย เรียงจากค้างนานสุด